3 bước ủy quyền quyết toán thuế TNCN năm 2024, người nộp thuế nên cập nhật

Ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân là gì?

Ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là quá trình người nộp thuế (người ủy quyền) cấp phép cho một cá nhân hoặc một tổ chức khác (người được ủy quyền) thực hiện nghĩa vụ quyết toán thuế TNCN thay mặt cho người nộp thuế.

Đối tượng và thủ tục thực hiện ủy quyền quyết toán thuế phải được thực hiện theo các quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân năm 2020 và các văn bản hướng dẫn liên quan theo quy định của Pháp luật Việt Nam.

Khi nào cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân?

Theo Tiết d.2, Điểm d, Khoản 6, Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập, cụ thể như sau:

1.Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện việc quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm.

Trường hợp cá nhân là người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới do tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc tổ chức cũ và tổ chức mới trong cùng một hệ thống thì cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức mới.

2. Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm; đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo tỷ lệ 10% nếu không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

3. Cá nhân là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam khai quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh.

Trường hợp cá nhân chưa làm thủ tục quyết toán thuế với cơ quan thuế thì thực hiện ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác quyết toán thuế theo quy định về quyết toán thuế đối với cá nhân.

Trường hợp tổ chức trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác nhận ủy quyền quyết toán thì phải chịu trách nhiệm về số thuế TNCN phải nộp thêm hoặc được hoàn trả số thuế nộp thừa của cá nhân.

Đối tượng nào không được ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân?

Năm 2017, Cục Thuế TP Hà Nội đã phát hành Công văn số 5749/CT-TNCN để hướng dẫn quyết toán thuế TNCN. Theo nội dung này, người lao động sẽ không được ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho doanh nghiệp trong bảy trường hợp sau đây:

1. Người lao động đã nhận được chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ doanh nghiệp thì không được phép ủy quyền quyết toán thuế cho doanh nghiệp, trừ trường hợp chứng từ khấu trừ thuế đã cập được doanh nghiệp thu hồi và hủy bỏ.

2. Người lao động nhận thu nhập từ tiền lương, tiền công có ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một doanh nghiệp nhưng đã nghỉ việc tại thời điểm ủy quyền quyết toán thuế thì không được phép ủy quyền.

3. Người lao động có thu nhập từ tiền lương, tiền công có ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một doanh nghiệp và có nguồn thu nhập vãng lai chưa được khấu trừ thuế hoặc khấu trừ thuế chưa đủ tại nơi trả thu nhập (bao gồm cả trường hợp chưa đến mức khấu trừ và đã đến mức khấu trừ nhưng không khấu trừ).

4. Người lao động có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại nhiều doanh nghiệp và đều ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên.

5. Người lao động không có thu nhập từ tiền lương, tiền công do ký hợp đồng lao động mà chỉ có thu nhập vãng lai đã được khấu trừ thuế (kể cả khi chỉ có thu nhập vãng lai tại 1 nơi).

6. Người lao động có thu nhập từ tiền lương, tiền công và đồng thời thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo thì phải tự khai quyết toán thuế kèm theo hồ sơ xét giảm thuế theo quy định tại Khoản 1, Điều 46, Thông tư 156/2013/TT-BTC.

7. Người lao động chưa được cấp mã số thuế cá nhân.

Thời điểm nào ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân?

Theo Khoản 2, Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, Mục 5 Công văn 883/TCT-DNNCN năm 2022, Tiểu mục 1 Mục 4 Công văn 883/TCT-DNNCN năm 2022 thì thời điểm ủy quyền quyết toán thuế TNCN cần thực hiện là trước thời hạn nộp hồ sơ khai quyết toán thuế.

Trong đó, thời hạn nộp hồ sơ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 (31/3) kể từ khi kết thúc năm dương lich. Do đó, nếu thực hiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN thì cần làm giấy ủy quyền trước ngày 31/3.

Thủ tục ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Để thực hiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN người lao động thực hiện các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra lại các thông tin về thu nhập chịu thuế và thu nhập tính thuế đảm bảo quyết toán thuế TNCN chính xác.

Bước 2: Người lao động điền đầy đủ các thông tin và ký tên xác nhận tại mẫu giấy ủy quyền 08/UQ-QTT-TNCN.

Bước 3: Người lao động gửi giấy ủy quyền đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập nhờ quyết toán thuế và xác nhận đã hoàn thành quyết toán thuế thu nhập cá nhân với tổ chức, cá nhân được ủy quyền.

Trên thực tế thì kế toán doanh nghiệp sẽ chủ động hướng dẫn người lao động trong đơn vị mình thực hiện kê khai, nộp thuế đúng quy định.

Khi có thu nhập tại 2 nơi khác nhau ủy quyền quyết toán thuế cần đáp ứng điều kiện gì?

Để ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với cá nhân cư trú có từ 2 nguồn thu nhập tại 2 nơi khác nhau cần đáp ứng các điều kiện:

- Cá nhân được ủy quyền quyết toán cho doanh nghiệp khi đang ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên và vẫn làm việc tại thời điểm tổ chức trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế. Nếu có thu nhập vãng lai ở nơi khác không quá 10 triệu/tháng trong cùng năm và đã được khấu trừ 10% thuế TNCN thì người lao động cần tự quyết toán.

- Cá nhân nhận thu nhập tiền lương, tiền công từ tổ chức, doanh nghiệp cũ được điều chuyển sang tổ chức/doanh nghiệp mới trong cùng hệ thống thì được ủy quyền tổ chức mới quyết toán cho cả 2 nguồn thu nhập tại 2 nơi trong cùng năm.

Ví dụ: Năm 2022, anh N có thu nhập từ tiền lương theo hợp đồng lao động dài hạn tại Công ty A, đồng thời có thu nhập vãng lai tại Công ty B là 72 triệu đồng và đã khấu trừ thuế TNCN 10% tại Cty B.

Thu nhập vãng lai bình quân tháng trong năm 2022 của anh N nhỏ hơn 10 triệu đồng (72 triệu đồng : 12 tháng = 6 triệu đồng/tháng).

Nếu anh N không có nhu cầu quyết toán thuế đối với thu nhập vãng lai tại công ty B thì anh N được ủy quyền quyết toán thuế năm 2022 cho Công ty A. Công ty chỉ quyết toán thuế thay anh N đối với phần thu nhập do công ty trả.

Phần thu nhập vãng lai 72 triệu đồng anh N cần tự quyết toán với cơ quan thuế.

Nghỉ việc có được ủy quyền công ty cũ quyết toán thuế thu nhập cá nhân không?

Theo Khoản 3, Điều 21, Thông tư 92/2015/TT-BTC quy định về các trường hợp ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập:

Khi ủy quyền quyết toán cho công ty, tổ chức, cá nhân trả thu nhập, người lao động phải đăng ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên và đang làm việc tại tổ chức vào thời điểm quyết toán thuế TNCN.

Theo quy định trên, nếu người lao động đã nghỉ việc tại công ty cũ thì không được ủy quyền cho công ty đó quyết toán thuế. Trong trường hợp này, cá nhân cần phải tự làm quyết toán thuế theo quy định.